En accumulant constamment vos documents à la maison, vous finirez par manquer d’espace. Toutefois, le problème peut être dû aussi bien à la manière dont les documents sont rangés, qu’à leur volume. Quelques astuces sont proposées ici pour vous permettre de bien ranger les archives.

Classer les documents par catégories

Il existe des documents que vous êtes censé conserver à vie, sous forme d’archives. À cet effet, si vous pouvez acheter un rayonnage pour le rangement de vos dossiers importants. Pensez donc à cliquer sur le lien pour acquérir un modèle. En ce qui concerne le classement des documents par catégories, il peut se faire par groupe de certificats, de jugements, de carnets, de diplômes, de factures, de relevés, de quittances, etc.

Ranger les documents au fur et à mesure

Lorsque les documents existants sont déjà classés par catégories, il est plus aisé de ranger ceux qui viendront après. Il suffira juste de les intégrer dans la catégorie appropriée en fonction de leurs contenus. L’avantage à ce niveau est que vos documents seront classés non seulement par catégories, mais aussi par ordre d’arrivée. La segmentation est donc plus poussée. Toutefois, il est fortement déconseillé de créer des catégories de documents tels que « Divers » ou « Autres« . Au bout d’un certain temps, tous les documents entrants risquent de se retrouver dans ces catégories, ce qui vous ramènera au problème initial.

Ranger les documents dans des classeurs différents

Après la répartition des documents par nature, il faut penser à les disposer dans des classeurs pour vite les retrouver en cas de besoin. Cependant, les classeurs ne doivent pas être identiques. Il faut choisir une couleur de classeur unique pour chaque catégorie de documents. Ensuite, ces classeurs doivent porter une étiquette sur la tranche. Enfin, il faut procéder au rangement des classeurs par catégories, de façon à avoir les documents les plus récents sous la main. Cette méthode de rangement est très efficace et permet de retrouver n’importe quelle pièce en un laps de temps.

Numériser certains documents

La dernière étape dans ce processus de rangement des archives est la numérisation. Certes, il existe des documents qui doivent être conservés tels que reçus et ne peuvent donc être numérisés. Néanmoins, d’autres documents tels que les factures, les relevés, les quittances s’accumulent rapidement. Ceux-ci n’étant pas d’une grande valeur en général, on peut les numériser pour faire de la place dans l’armoire. Pour le faire, il suffit de scanner le document, et ensuite le classer sur un disque de stockage physique ou dans un cloud. Cela peut se révéler fastidieux, mais utile.